No sabes lo que sabes: gestión del conocimiento individual

Conozco muchas personas descontentas con su apariencia física, desesperadas porque no encuentran la manera de bajar de peso. Demasiadas personas sufren con su trabajo y no por la naturaleza especialmente aburrida del mismo ni por su nivel de responsabilidad o por el tipo de empresa. Si se presta atención a lo que dicen, es común escuchar declaraciones como estas:

  • Estoy desbordado porque tengo más cosas que las que puedo manejar. Esto me hace sentir agobiado, que perdí el control y que siempre corro detrás de las tareas, dejo cosas sin terminar, tengo problemas para cumplir los compromisos contraídos, perdí la confianza de otros y en otros y lo que es peor, he llegado a dudar de mi propia capacidad. Este agobio genera índices anormales de agresividad, algo fácil de comprobar cuando conduces un coche en cualquier ciudad del mundo aparentemente desarrollado.
  • Estoy frustrado porque no me puedo desconectar del trabajo (ni de la BlackBerry) lo que hace que cada vez tenga menos tiempo para mi familia y para cuidarme a mí mismo lo que está afectando mi alimentación y disminuyendo notablemente el ejercicio físico y el descanso (especialmente el sueño).
  • Estoy desesperado y angustiado porque no le veo salida a esta situación. No puedo dejar de trabajar porque tengo una familia que mantener, una casa y un coche que pagar, colegios… y cada vez las tareas son más complejas, la cantidad de información es mayor, la presión por los resultados…

¿Por qué ocurre todo esto? ¿Trabajar es sinónimo de estrés? ¿Comer equivale a engordar? Al igual que nadie te enseñó qué hay que hacer para mantener una alimentación equilibrada y sana, tampoco nadie te enseñó cómo trabajar y por tanto, lo que te ocurre es natural. Si, ya lo sé, pasaste entre 17 y 22 años (si es que hiciste un doctorado) entre el colegio y la universidad pero allí dedicaste el tiempo a estudiar asignaturas y aprobar exámenes. En lugar de enseñarte a tomar las riendas de tu propia vida, nunca tuviste control sobre lo que hacías y cómo lo hacías porque eran otros quienes decidían qué podías o no hacer y cuándo estaba bien o mal hecho. Nadie se preocupó de entregarte un método de trabajo ni de prepararte para lo que se te venía encima: Lidiar con los imponderables de la vida donde los problemas no están ni siquiera medianamente definidos, las circunstancias cambian sin previo aviso, las personas no se comportan de manera predecible ni necesariamente colaboran, no cuentas con toda la información ni el tiempo que te gustaría y no necesariamente aparece siempre la luz al final del túnel. Todo esto ocurre porque no tienes el conocimiento sobre cómo trabajar, no porque no sea factible trabajar sin dolor. Afortunadamente, igual que puedes aprender a comer de manera ordenada, puedes aprender a trabajar de manera más sistemática y disfrutar de ello e incluso alcanzar el anhelado estado de flujo. Si de algo están convencidos la mayoría de directivos es que las personas podrían ser mucho más productivas y “dar más kilómetros por litro” sin que ello signifique trabajar más sino mejor.
Existen 3 ingredientes imprescindibles con los que realizas el trabajo: tu conocimiento, la información que manejas y el tiempo. Lo que ocurre es que no tienes apenas conciencia del conocimiento que atesoras y por tanto no le sacas todo el partido posible. Tampoco cuentas con estrategias definidas sobre qué hacer con tanta información, cómo buscarla, seleccionarla y guardarla para su fácil uso posterior. Y por si fuese poco, careces de una metodología que te permita usar el tiempo de manera óptima, estableciendo prioridades y desechando lo que no es necesario.
Veamos cada uno de esos ingredientes:

1. Conocimiento:
Aunque hemos hablado con anterioridad de gestión del conocimiento a nivel organizacional y a nivel de equipos/proyectos, sorprendentemente es muy poco lo se ha explorado a nivel de la gestión del conocimiento individual. Igual que sucede con las empresas, las personas necesitan un sistema que les ayude a gestionar su propio conocimiento que es el único activo del que disponen y en el que siempre debiesen estar dispuestos a invertir para incrementarlo (aprender). El primer paso es obvio: contar con un mapa de conocimiento individual. Ocurre que las personas saben muy poco acerca de su conocimiento lo que dificulta mucho gestionarlo. La razón es muy simple: el conocimiento es inconsciente y como tal, elude a su dueño. Un ejemplo cotidiano para entenderlo es revisar el proceso que vivimos para aprender a conducir un coche (abusando de la paciencia de nuestro padre):

  1. No sé que no sé. Cuando tenías 5 años, no sabías conducir ni sabías que hubiese que saber conducir porque no era un tema que te preocupase lo más mínimo ya que alguien se ocupaba de transportarte.
  2. Sé que no sé. Con 18 años te das cuenta que conducir es algo útil, no sabes hacerlo y no quieres seguir dependiendo de otros para ejercer tu libertad de movimientos.
  3. Sé que sé. Cuando te bajas del coche el día que recién aprobaste el examen práctico, eres consciente de que legalmente estás habilitado para conducir aunque necesitas pensar cuidadosamente cada paso que das porque careces de la más mínima fluidez.
  4. No sé que sé. Hoy, miles de horas y de kilómetros más tarde, cuando te subes al coche, ni siquiera necesitas pensar en lo que haces. Ponerte el cinturón, arrancar el coche, soltar el freno, pisar el embrague, meter marcha atrás mientras escuchas la radio, hablas por teléfono… indudablemente cuentas con el conocimiento que se ha convertido en algo inconsciente y que, por tanto, te cuesta mucho trabajo explicitar.

La primera pregunta que hago a bocajarro a los participantes es los talleres de gestión del conocimiento es: A ti, ¿por qué te pagan? Las caras de estupor son inenarrables porque se ven enfrentados a un cuestionamiento muy simple pero que nunca antes se habían planteado. Las respuestas son siempre verbos que, por un lado apenas tienen que ver con lo que estudiaron en la universidad (o en los masters de rigor), y por otro, les crean la sensación de que esos verbos son una injusta simplificación de las  funciones por las que reciben su sueldo. Por ejemplo, hay quien responde: “me pagan por dirigir personas, o por liderar o por tomar decisiones”. Cuando les pregunto ¿En qué consiste dirigir personas? ¿Qué conocimiento es necesario y cómo se sabe cuándo alguien lo hace bien? ¿Cómo y dónde se aprende a dirigir personas? la herida se va haciendo cada vez más profunda pero sorprendentemente, causa más placer que dolor porque, a fin de cuentas, estamos buceando en lugares desconocidos de su inconsciente que suponen un agradable descubrimiento. Si no sabes lo que sabes, difícilmente lo aprovecharás al máximo. Si eres un piloto de aviones comerciales podrás  contestar que te pagan por llevar una aeronave de un punto a otro, de forma segura, en el tiempo especificado y cumpliendo las normas. Es posible, desde luego, ir desgranando el conocimiento necesario para dirigir un avión en los distintos “momentos” de un viaje. Pero nunca hay que perder de vista  hasta qué punto la labor que realizas puede ser llevada a cabo por una máquina porque, viviendo en la era de la automatización, cuando una maquina pueda hacer lo que tú haces, lo hará, y por tanto tendrás que buscar otros horizontes. Para poder gestionar tu conocimiento y construir tu Mapa de Conocimiento Individual, necesitas empezar con 3 preguntas muy simples:
1. ¿Qué haces? Procesos
2. ¿Qué sabes para hacer lo que haces? Conocimiento
3. ¿Qué necesitas saber para hacer bien lo que haces? Aprendizaje
El ejercicio de construir tu mapa incluye otras preguntas igualmente simples: ¿Cómo lo adquiriste? ¿Qué tareas haces en tu trabajo donde uses ese conocimiento? ¿Cuánto vale tu conocimiento? Si te marchas ¿Cuánto pierde tu organización y cómo sustituye ese conocimiento? ¿Cómo lo vas a transferir/compartir con otros miembros? ¿Qué conocimiento necesitarás pero no tienes? ¿Cómo lo vas a adquirir y quién te lo puede aportar?
Para sacar partido de tus activos, debes conocerlos al detalle para poder explotarlos adecuadamente, tanto los que tienes, como los que necesitarás aprender y que influirán decisivamente en tu futuro. Las organizaciones hacen esfuerzos en implementar, por ejemplo, modelos de gestión por competencias que en la mayor parte de casos tienen serios inconvenientes porque las competencias te hablan de “lo que debería ser” mientras el mapa de conocimiento individual te habla “de lo que es”. Toda organización necesita gestionar el mapa de conocimiento de cada uno de sus colaboradores, convenientemente actualizado.

2. Información
La semana pasada, participé en un evento sobre Desarrollo Energético Sostenible en Punta del Este, y mientras buscaba un sitio para comer, iba dictando a mi BlackBerry (otras veces lo anoto en una libreta) las ideas y pensamientos que me iban surgiendo que no fueron pocos. Los 2 beneficios de esta actividad  son obvios: no se te olvidan esas ideas y liberas al cerebro del esfuerzo de recordar (para el que no es muy hábil) para que se dedique a lo que es más útil que es seguir generando ideas nuevas. Si hubiese tenido que recordar todo lo que se me iba ocurriendo, hubiese sido incapaz, pero lo que es peor, hubiese tenido que renunciar de manera inmediata a seguir generando nuevas ideas.
Nuestra vida transcurre en medio de un smog informativo que solamente se va a seguir agravando ya que para manejar la complejidad del mundo cambiante, nos han convencido que resultan imprescindibles toneladas de información y participar permanentemente en redes sociales. Recibimos mucha más información de la que solicitamos, de la que necesitamos y de la que somos capaces de procesar. Este hecho nos produce sentimiento de culpabilidad porque no podemos estar al día, leer y saber todo lo que desearíamos. En algún momento debemos decidirnos a actuar con la información que tenemos que nunca será la ideal. Nos causa sentimiento de rabia porque perdemos muchísimo tiempo tratando de buscar información útil y sobre todo, tratando de encontrar información que sabemos que tenemos pero que no podemos recordar dónde está, con el fin de reutilizarla. Todo esto ocurre porque cada persona utiliza su propio método (cuando utiliza alguno) para poner nombre a los documentos y decidir donde guardarlos en su computador, lo que resulta ineficiente e imposible de gestionar para que, por ejemplo, otros lo puedan aprovechar. Las cosas son mucho más simples si se decide manejar la información en base a una serie de criterios básicos: El primero es que en lugar de que tú vayas a buscar la información, sea esta la que te encuentre a ti cuando tú lo necesitas. Esto es posible por ejemplo si organizas esa información a partir de la cadena de valor y el mapa de procesos de tu organización, donde se pueden anticipar las tareas en que participa cada persona y la información que necesita para realizarlas (si necesitas algo relacionado con ventas, con el sector farmacéutico, si buscas un presupuesto, si incluye datos de los competidores, si se ganó o se perdió y por qué, qué personas participaron, etc.). Necesitas además un buen sistema de captura de la información que te llega (que puede ser incluso un cuaderno) que te obligue a responder esta pregunta: ¿Quiero hacer algo con esta información? Si la respuesta es “no”, la dejas pasar. Si la respuesta es “ahora no pero en el futuro si”, la guardas en un sistema confiable donde puedas ir a buscarla en el momento que sea pertinente. Si la respuesta es “sí”, entonces necesitas decidir qué resultado quieres obtener y que vas a hacer para lograrlo, es decir que acción o acciones tomaras. Es imprescindible acordar la forma en que se organizarán las carpetas en tu computador y los mails en tu Outlook y esa lógica debe tener en cuenta la manera en se trabaja en tu empresa y en que nuestro cerebro procesa la información y no de lo que artificialmente nos proponen los software actuales.
La situación es delicada porque vives al borde de la sobrecarga cerebral y con la sensación de que nunca te puedes relajar y disfrutar de los logros obtenidos, jamás es suficiente porque sientes sobre ti una espada de Damocles que te recuerda que lo que sabes hoy, mañana ya no servirá y necesitas estar continuamente aprendiendo. No solo resulta un proceso agotador sino lo que es peor, tampoco nadie te enseñó a aprender… Nuestro cerebro es mucho más útil en tareas más elevadas que almacenar y buscar información. Dado que nuestra capacidad de atención es finita, apoyarse en cerebros externos (computadores) que hagan el trabajo sucio de almacenar y entregarnos información y en metodologías de organización que faciliten esa tarea es ya urgente. Ahora bien, esa labor no puede seguir quedando al libre albedrio de cada cual. Los GPS son un ejemplo cotidiano que abordaremos en otra columna.

3. Tiempo:
En cierta ocasión, me invitaron a dar una charla sobre Innovación en Educación para los padres de un colegio Montessori. Al finalizar la actividad, se me acercó un padre quien me dijo con gran entusiasmo que coincidía con mis ideas y quería reunirse conmigo pero que al día siguiente salía de viaje a Nueva Zelanda por 6 meses con toda su familia para aprender inglés y que apenas estuviese de regreso me contactaría. “Claro, cómo no” le dije, e inmediatamente pensé “otro caso más de los que prometen cosas que saben que jamás van a cumplir”. 6 meses después, recibí un mail donde mí hoy amigo, José Caraball, recién llegado de su viaje me preguntaba si me acordaba de él y me proponía que nos viésemos para celebrar la conversación que dejamos pendiente… José demostró contar con un sistema de organización de las tareas de una eficacia prodigiosa que suele implementar para sus clientes (de hecho me está ayudando a implementarlo a mi)  y cuyo objetivo es muy claro: gestionar nuestra gran ventaja competitiva oculta, el tiempo. Ya me referí en su momento al tiempo como el único elemento que todos tenemos en la misma cantidad aunque elegimos gastarlo de modos muy diferentes. El tiempo es la principal variable en situaciones como el establecimiento de prioridades en tus tareas, la dificultad para coordinar a los participantes en equipos/proyectos o las posibilidades que brinda el teletrabajo pero me quiero referir a 2 en particular:

  • Manejar adecuadamente tu tiempo implica limitar al máximo las interrupciones (en algunos casos convertidas en adicciones) que afectan severamente a tu productividad: llamadas telefónicas, correos electrónicos, redes sociales (facebook, twitter), multitasking, reuniones imprevistas, visitas inesperadas… que aunque amplían nuestras opciones de comunicación, perjudican nuestras posibilidades de reflexión. Para enfrentarlo, nada mejor que establecer un flujo de trabajo, conservar siempre que sea posible el foco en la tarea actual y derivar lo que te preocupa, los planes o ideas futuras, a una memoria externa y a una lista de recordatorios en la que confías y que consultarás en otro momento. Un ejemplo muy simple: podemos decidir revisar los correos o twitter 5 veces al día: Al inicio de la jornada, media mañana, almuerzo, media tarde y al final del día.
  • Gestionar reuniones. El responsable de gestión del conocimiento del Ejército de Singapur me confesaba cómo diseñaron su sistema de organización de reuniones para evitar malgastar el tiempo. El proceso comienza siempre varios días antes de su celebración con la socialización del orden del día por parte del convocante y la exigencia a cada participante para que se pronuncie por escrito sobre los temas a abordar y comparta su opinión. Algunos rasgos característicos son la estricta puntualidad (esa cualidad cada vez menos frecuente), un orden del día bien detallado en tiempos, contenidos, resultados esperados y responsables, el registro de todos los acuerdos y el seguimiento exhaustivo de los mismos, etc. Nada nuevo bajo el sol…

Todo el mundo tiene en la boca la misma expresión: no tengo tiempo. Una realidad en cambio continuo produce estrés e incertidumbre porque tus planes se ven permanentemente frustrados poniendo a prueba tu capacidad de adaptación y reacción.No cabe duda de que casi nadie se marcha a su casa tras la jornada de trabajo con todo resuelto y sin nada en la cabeza. Y parece evidente que las personas somos menos productivas de lo que realmente podríamos ser si supiésemos trabajar manejando adecuadamente esos 3 elementos:

  • Siendo bien conscientes del conocimiento que tenemos (lo que sabemos) y también del que no tenemos y necesitamos aprender mediante un mapa de conocimiento individual.
  • Teniendo una estrategia para procesar y organizar la ingente (y creciente) cantidad de información que recibimos y generamos.
  • Contando con una metodología que nos permita retomar el control de la situación, aprovechar el tiempo de manera más eficiente para ser más productivos y al mismo tiempo disfrutar del trabajo en condiciones más relajadas, con mucho menor stress y con la cabeza despejada.
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Javier Martínez Aldanondo

Javier Martínez Aldanondo

Gerente de Gestión del Conocimiento de Catenaria. Chile

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