Organizaciones Virtuales: un flashback para los emprendedores de hoy

Por: Hayah García / hayahgarcia@gmail.com

Profesor Agregado / UPTOS Clodosbaldo Russian / Venezuela

28/05/2021

 

Con el paso de los años las organizaciones han atravesado procesos de metamorfosis dada la dinámica mundial producto de los cambios sociales, económicos, políticos y los gigantes avances tecnológicos de la mano modelo globalizador que en cierta forma ha servido fuerza de empuje para acelerar su transformación y adaptación a las nuevas situaciones más allá de los modelos administrativos tradicionales y donde cada organización para desarrollarse, adaptarse, subsistir y erigirse hacia nuevos rumbos debe aprovechar las oportunidades que brindan los nuevos avances tecnológicos.

 

Si los notables Taylor y Farol vieran una estructura descentralizada o en forma de trébol seria como poner boca abajo la era industrial, una época donde se concentraba toda la fuerza laboral en un mismo espacio, las tareas eran bien específicas y la comunicación dentro de la estructura organizativa era solo supervisoria. Con el paso del tiempo y la aparición de las tecnologías de las Comunicación e Información (TIC) se han acortado distancias entre ciudades, países y continentes, hoy podemos afirmar también entre planetas. Esto se ha logrado en gran parte con la aparición de la Word Wide Web (www) y la telaraña comunicacional conocida como Internet, que no es otra cosa que la conexión física y espacial de millones de computadores alrededor del globo terrestre, capaz no solo de transmitir texto, sino también señales de audio, imágenes y video, codificadas en forma binaria y que viajan a altas velocidades de un lugar a otro sin barreras de tiempo, solo las que el medio de transmisión y conexión les ponga.

 

Las organizaciones luego de la aparición de las computadoras en la década del 70 vienen experimentando la informatización como una forma de llevar sus sistemas administrativos y reducir costos en sus procesos de manufactura continua. Ahora agregan entre sus activos más infraestructura informática con el firme propósito de tener comunicación bi-direccional en todas las instancias organizativas, operativas, ventas y con sus clientes finales. Este circuito, empresa – computador – red – internet – cliente se ha convertido en la columna vertebral de la organización del siglo XXI y de la era llamada digital, comprometiéndolas a crear nuevos departamentos que se encarguen del manejo de las redes informáticas y comunicacionales que son las que permiten mantener vivas a las organizaciones tal cual lo hacen las dendritas dentro del cuerpo humano.

 

Todo este constructo tecnológico ha permitido un cambio de paradigma en las organizaciones, en la administración, en las estructuras organizacionales, la propia gerencia, el marketing, los negocios y hasta en el liderazgo. La visión tradicional del centralismo de las estructuras de la empresa fue influenciada por las necesidades infinitas y apresuradas de países con alto crecimiento tecnológico como China, India, Japón, Rusia, Corea y Alemania, que demandan productos y servicios a gran escala las 24 horas del día y los 365 días del año, creando las condiciones para realizar nuevos negocios fuera de sus fronteras demandado un comercio indetenible entre países y continentes.

 

Dentro del espectro de casos de las Organizaciones Virtuales vemos al Gigante Azul (Microsoft Corporation), Google, Apple, RedHat y otras tantas del ramo tecnológico quienes hace más de dos década se aprovechan de la capacidad de los mejores del mundo partiendo de la premisa: “mientras unos duermen, otros trabajan” refiriéndose a la actividades de desarrollo de hardware y software, valiéndose de redes colaborativas intercontinentales, muy bien organizadas, supervisadas, flexibles y coordinadas por programas diseñados para llevar los flujos de trabajo. Estas empresas de alto calado han logrado desde sus oficinas en los Estados Unidos coordinar a cientos de programadores que trabajan virtualmente en China o la India quienes al terminar su actividad diaria estas son retomadas por otros programadores en otros países donde ya es de día. Es una actividad indetenible, sin fronteras e ilimitada tanto en tiempo como espacio que ahora es aprovechado por el comercio online y las llamas redes sociales.

 

La expresión Corporación Virtual u Organización Virtual (O.V.) fue planteada por primera vez en 1992 por Davidow y Malone quienes querían significar aquellas “empresas que pueden proporcionar mercancías o servicios individualizados, si es necesario en número grande, de forma rápida y económica” (Kreber, 2001). Así también, Bueno (1986) había conceptualizado a las empresas virtuales como “una forma organizativa muy abierta, flexible, ligera o estilizada que plantea la idea de que es un modelo evolucionado de la estructura trébol que pretende potenciar las relaciones contractuales y la cooperación con otras organizaciones creando anillos o redes derivados de las hojas de la subcontratación y el trabajo flexible”. Y es aquí con esta visión de donde se desprende la idea original de las empresas virtuales pues como señala Gutiérrez (2016) “la organización trébol es una estructura organizacional, que podemos esquematizar con la forma de un trébol, y en la que podemos identificar un núcleo central, conocido como Alta Dirección y tres tipos de fuerzas de trabajo que serán consideradas las hojas del trébol: el núcleo de la organización, las empresas subcontratadas y la fuerza de trabajo flexible”, conformando una estructura de trabajo colaborativa ágil, flexible, descentralizada y donde los costos se distribuyen entre cada una de las hojas del trébol.

 

No obstante, una definición más ajustada al tema que venimos desarrollando la tiene Criado (2000) quien considera a las OV como “una red temporal y reconfigurable de cooperación (horizontal y/o vertical) entre organizaciones legalmente independientes y geográficamente dispersas (con la posible participación de instituciones y/o personas), que persigue un servicio o producto sobre la base de una comprensión conjunta del negocio”, dibujando según su criterio una forma organizacional que trasciende a las ya conocidas y crea el basamento a las organizaciones distribuidas, asociativas y en redes de esta época digital.

 

En ese mismo sentido, Trávica (1997), citado por Martínez y De Pablos (2001) ofrece un punto de vista aún mas cercano sobre las OV, definiéndolas como “una colección temporal o permanente de individuos dispersos geográficamente, grupos o unidades organizativas que no pertenecen a la misma organización, u organizaciones que dependen de enlaces electrónicos para completar el proceso de producción”. Así también Gil Estallo (2010)  considera que “la organización virtual es aquella en la que las personas no coinciden regularmente en tiempo y espacio. Son organizaciones que intentan dar respuesta a un nuevo modo de organizarse. Empresas que pueden incluso no ser reales”, y modelos como estos ya hay muchos y con muy buenas experiencias que son estudios de casos en las universidades del mundo.

 

Una organización virtual, a mi modo de ver es aquella donde sus estructuras son descentralizadas en espacio y tiempo e interconectadas por redes de datos como una forma de aprovechar los recursos tecnológicos que buscan no solo minimizar los costos in situ sino aprovechar los grandes avances de la tecnología en lo comunicacional para posicionarse en los mercados mundiales. Al respecto los expertos en Sistemas de Información Laudon y Laudon (2004) refieren que “muchas empresas pueden operar como Organizaciones Virtuales donde el trabajo ya no está ligado a una ubicación geográfica. Las organizaciones virtuales utilizan redes para enlazar personas, activos e ideas”, lo que nos debe traer a la mente que una OV es simplemente un tipo de organización, por ejemplo, donde el jefe de proyectos esta en algún país y el equipo de programadores se encuentra disperso por el mundo conectados por las redes comunicacionales existentes. Es por ello que Griffin, Ebert y Treviño (2005) agregan que “la organización virtual tiene poca o ninguna estructura formal. Típicamente, tan solo tiene un puñado de empleados permanentes, muy poco personal, e instalaciones administrativas modestas. Esta existe únicamente en respuesta a sus propias necesidades”.

 

Ahora bien, las OV según Gil Estallo (2010) presentan una serie de características “cuya estrategia es emergente, utilizan sistemas de información descentralizados, el sistema de comunicación es total y en todos los sentidos, el mecanismo de coordinación es la comunicación, su parte fundamental son los sistemas de información, los parámetros de diseño son la descentralización, los sistemas de información y la comunicación, entre otras”, dejando bien en claro la importancia de la comunicación y los sistemas necesarios para llevar la información a cada punto del circuito organizacional en tiempo real.

 

Esta forma de organización moderna, para poder funcionar, requieren mecanismos de coordinación de la comunicación donde su parte predominante son los sistemas de información que a modo de red neurálgica recorren la organización y le aportan el control necesario para tomar las decisiones más en grupo que individuales. Por ello Laudon y Laudon (2004:8) enfatizan que los sistemas de información son un “conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización”, lo que es igual a un conjunto de programas que funcionan coordinadamente para recopilar y mostrar información en tiempo real.

 

Uno de los ejemplos más conocido de una OV es el de la empresa de calzados Puma. Ésta se encarga de la estrategia y la comercialización en la población Alemana de Herzogenaurach. Por otra parte, una pequeña red de empresas localizadas en Asia maneja la compra y la distribución de los materiales utilizados para hacer el calzado Puma, que distintas compañías ubicadas en China, Taiwán, Indonesia y Corea manufacturan finalmente el calzado. Además cuentan con diversas redes de ventas y distribución que operan en África, Asía, Australia, América del Norte y América del Sur todas conectadas de manera virtual. Otro de los casos más estudiados es el de AMAZON, el cual es mucho más complejo por las vertientes que ha abierto a su paso y que la ha convertido en líder del mercado de ventas online del mundo.

 

Las Organizaciones Virtuales ofrecen una serie de ventajas y la primordial es que permiten a las empresas repartirse los costos. Esto por la descentralización de sus estructuras, donde cada sub componente es una empresa o persona natural que a su vez trabaja en forma colaborativa e interconectada con otras, por lo que también son llamadas grillas empresariales. No obstante, una desventaja de las entidades virtuales es que a medida que se subcontrata un trabajo se hace más difícil controlar la calidad del mismo, situación que se presenta cuando se trata de bienes masivos por lo que se necesitan enormes habilidades administrativas y comunicacionales para que las organizaciones independientes de la red funcionen de manera acoplada a las directrices de la organización matriz.

 

Otro aspecto a considerar lo trae Cuchillac (2017) quien señala que las OV “requieren directivos con un perfil de liderazgo orientado a la virtualización. Esto debido a que un teletrabajador puede realizar otras funciones dentro de su período laboral y en el caso de la tercerización (outsourcing) las empresas o personas contratadas tienen más de un cliente a quien atender”, siendo inadmisible la burocracia y la inflexibilidad, pues “es más bien un caos controlado, algo un tanto caórdico”, entendiendo por caórdica “al tipo de organización que se auto regula, se reordena de una forma compleja no lineal que permiten coexistir el orden y el caos, logrando a su vez la cooperación y la competencia, y la continuidad y la creatividad de sus miembros”.

 

Autores como Araya y Criado (2004) concluyen en su artículo Organizaciones virtuales de la integración a la desintegración integrada que “sin duda las nuevas formas organizativas presentan una serie de ventajas para enfrentar el medio globalizado actual, lo importante es que las organizaciones tengan la confianza suficiente para decidir en el momento adecuado cuando aventurarse en esta nueva etapa, considerando obviamente su realidad particular”, sin embargo hoy día están más que dadas las condiciones para virtualizar cualquier organización.

 

Finalmente, quiero advertir que la virtualidad se ha convertido en una señal del progreso y de los cambios que se avecinan, por lo que las empresas y sus gerentes deben ir adoptando las nuevas tecnologías sin miedo e ir flexibilizando sus estructuras para evitar ser arropados por una sociedad exigente y en auge, como lo es la sociedad de la información. La OV no es un término anticuado sino que ha evolucionado con el tiempo.

 

Referencias:

 

Araya y Criado (2004). Organizaciones virtuales de la integración a la desintegración integrada. Disponible en: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=3996700

 

Bueno, E. (2007). Organización de empresas: estructura, procesos y modelos. 2ªedic. Madrid: Pirámide.

 

Criado, M. (2000): Caracterización de modelos de cooperación entre organizaciones como base para la obtención de estructuras flexibles y competitivas. Base de Datos Documental GIP-GIO, Universidad Politécnica de Madrid, España.

 

Cuchillac, V. (2017). Descripción de la Organización Virtual. Disponible en: https://www.lamjol.info/index.php/RyR/article/view/3551

 

Gil Estallo, M. (2010). Mintzberg: La estructuración de las organizaciones. Disponible en: https://webfacil.tinet.cat/usuaris/ebrull/CdG-Mintzberg_20100606182617.pdf

 

Griffin,  R., Eber, R. y Treviño, E. (2005). Negocios.

 

Gutiérrez, P. (2016). Nuevas tendencias y aplicaciones en organización y dirección. Amazon. Disponible en: http://tauja.ujaen.es/jspui/bitstream/10953.1/7727/1/TFG%20-%20GUTIERREZ%20ZAPATA%2C%20PABLO.pdf

 

Kreber, S. (2001). Empresas virtuales y formación profesional. Disponible en: https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/262163.pdf

 

Laudon, K. y Laudon, J. (2004). Sistemas de Información Gerencial.

 

Martínez, M. y De Pablos, C. (2001): El diseño de procesos virtuales: un modelo de diagnóstico aplicado al sector asegurador español. Revista Alta Dirección, año 2001, Nº 219 (septiembre-octubre).

 

Fuente: El Autor escribe para el Portal Otras Voces en Educación